Digitalna preobrazba podjetja: kaj je, zakaj je pomembna in kako začeti

Digitalna preobrazba je eden tistih izrazov, ki ga pogosto uporabljamo, a si pod njim predstavljamo različne stvari. Za nekoga pomeni novo spletno stran. Za drugega uvedbo CRM-ja. Za tretjega avtomatizacijo procesov, uporabo umetne inteligence ali selitev poslovanja v oblak. In vse to je lahko del digitalne preobrazbe.

Digitalna preobrazba podjetja se začne takrat, ko tehnologijo uporabimo za merljivo izboljšanje poslovanja: boljšo izkušnjo kupcev, hitrejše procese, manj ročnega dela, boljše podatke za odločanje ali celo nov poslovni model.

Tehnologija je pomembna, vendar ni cilj. Cilj je boljše poslovanje.

V tem članku bomo razložili, kaj digitalna preobrazba pomeni v praksi, kako se razlikuje od digitalizacije, zakaj je pomembna za podjetja in kako se je lotiti brez nepotrebnega kompliciranja.

Če vas zanima bolj poglobljen model razvoja po fazah, priporočamo tudi članek:

Kaj je digitalna preobrazba?

Digitalna preobrazba je celostna sprememba načina poslovanja, pri kateri podjetje s pomočjo digitalnih tehnologij izboljša procese, uporabniško izkušnjo, podatkovno odločanje in pogosto tudi svoj poslovni model.

Preprosteje povedano: digitalna preobrazba pomeni, da podjetje ne razmišlja več samo o tem, kako obstoječe delo opraviti z digitalnimi orodji, ampak tudi o tem, kako lahko tehnologija spremeni način, kako podjetje ustvarja vrednost za kupce.

Primer:

Če podjetje naročila, ki jih prejema po e-pošti, začne prejemati prek spletnega obrazca, je to korak v digitalizacijo.

Če pa podjetje postavi B2B portal, kjer kupec vidi svoje pogodbene cene, zalogo, dobavne roke, zgodovino naročil, račune in priporočila za ponovni nakup, se proces bistveno spremeni. Kupec lahko več stvari uredi sam, prodaja se razbremeni rutinskega dela, podatki so povezani z ERP-jem, podjetje pa dobi boljši nadzor nad celotnim nakupnim procesom. To je že digitalna preobrazba.

Digitalna preobrazba ni isto kot digitizacija ali digitalizacija

Ena najpogostejših napak je, da podjetja digitalno preobrazbo zamenjajo za digitalizacijo.

 

Pojem	Kaj pomeni	Primer
Digitizacija	Pretvorba analognega v digitalno	Skeniranje dokumenta v PDF
Digitalizacija	Digitalna podpora obstoječemu procesu	Spletni obrazec namesto e-mail naročila
Digitalna preobrazba	Sprememba procesa, izkušnje in poslovanja	B2B portal povezan z ERP-jem

 

Primer iz B2B prodaje:

Če prodajnik naročilo iz e-pošte ročno prepiše v ERP, je proces analogen in neučinkovit.

Če kupec naročilo odda prek spletnega obrazca, je proces digitaliziran.

Če pa ima kupec dostop do portala, kjer vidi personaliziran katalog, svoje cene, zalogo, dobavne roke, pretekla naročila, priporočila za ponovni nakup in status reklamacij, se spremeni celotna izkušnja. Prodajnik ni več v vlogi prepisovalca naročil, ampak svetovalca. Kupec ima več nadzora. Podjetje ima boljše podatke.

To je digitalna preobrazba.

Zakaj je digitalna preobrazba pomembna za podjetja?

Kupci so se navadili na preproste digitalne izkušnje. V zasebnem življenju lahko v nekaj klikih naročijo izdelek, spremljajo dostavo, uredijo plačilo, spremenijo termin ali dobijo podporo.

Ta pričakovanja se prenašajo tudi v B2B okolje.

B2B kupec morda še vedno ceni osebni odnos s prodajnikom, vendar to ne pomeni, da želi za vsako informacijo poslati e-mail ali opraviti telefonski klic. Pogosto želi samo hitro preveriti ceno, zalogo, tehnične podatke, status naročila ali dokumentacijo.

Digitalna preobrazba podjetjem pomaga, da ta pričakovanja izpolnijo bolj učinkovito.

Najpogostejše koristi digitalne preobrazbe so:

• manj ročnega dela,
• hitrejši procesi,
• manj napak pri prepisovanju podatkov,
• boljša uporabniška izkušnja,
• večja transparentnost za kupce,
• boljši vpogled v podatke,
• hitrejše odločanje,
• boljša povezanost sistemov,
• večja učinkovitost prodaje in podpore,
• več možnosti za avtomatizacijo in personalizacijo.

Največja vrednost pa se pogosto pokaže tam, kjer podjetje združi tri stvari: dobro razumevanje kupca, urejene procese in pravilno izbrano tehnologijo.

Kdaj podjetje zares potrebuje digitalno preobrazbo?

Digitalna preobrazba ni nujno primerna samo za velika podjetja. Pogosto jo najbolj potrebujejo podjetja, ki se jim je povečal obseg poslovanja, njihovi procesi pa niso šli v korak s spremembami.

Tipični znaki, da podjetje potrebuje digitalno preobrazbo:

• naročila prihajajo po e-pošti, telefonu, Excelu in različnih obrazcih;
• podatki se večkrat prepisujejo med sistemi;
• prodaja porabi veliko časa za rutinska vprašanja;
• kupci pogosto sprašujejo po statusih, zalogi, cenah ali dokumentih;
• vsak oddelek uporablja svoj vir podatkov;
• napake se odkrivajo prepozno;
• poročila nastajajo ročno;
• spletni kanal ni povezan z ERP, CRM, PIM ali drugimi sistemi;
• zaposleni poznajo procese “iz glave”;
• rast poslovanja pomeni tudi nesorazmerno več administracije.

V takšnih primerih problem ni samo tehnološki. Problem je poslovni. Tehnologija lahko pomaga, vendar le, če najprej razumemo, kje nastaja trenje: pri kupcu, zaposlenih, podatkih, procesih ali sistemih.

Digitalna transformacija poslovanja se začne pri kupcu

Veliko podjetij začne napačno. Najprej izberejo orodje, platformo ali tehnologijo, šele nato se vprašajo, kaj bodo z njo izboljšala. Boljši pristop je obraten.

Digitalna transformacija poslovanja se mora začeti pri kupcu in njegovih ključnih nalogah.

Vprašajte se:

• Kaj želi kupec urediti?
• Kje izgublja največ časa?
• Kje potrebuje več transparentnosti?
• Katere informacije išče najpogosteje?
• Kdaj mora kontaktirati prodajo ali podporo, čeprav tega ne bi bilo treba?
• Kaj ga ovira pri ponovnem nakupu?
• Kje v procesu nastajajo napake ali čakanje?

V B2B okolju so odgovori pogosto zelo konkretni. Kupec želi hitro najti pravi izdelek. Želi videti svojo ceno. Želi vedeti, ali je izdelek na zalogi. Želi naročiti ponovno, brez iskanja starih e-mailov. Želi prenesti račun, dobavnico ali tehnično dokumentacijo. Želi oddati reklamacijo in spremljati njen status.

Če podjetje te potrebe reši digitalno, ne izboljša samo uporabniške izkušnje. Razbremeni tudi interno ekipo.

Primeri digitalne preobrazbe v praksi

Digitalna preobrazba je najlažje razumljiva skozi konkretne primere. V praksi ne pomeni samo uvedbe nove tehnologije, ampak spremembo načina, kako podjetje prodaja, komunicira s kupci, upravlja podatke ali organizira delo.

Pri Creatimu smo sodelovali pri več projektih, kjer je digitalna rešitev odpravila konkretno poslovno trenje in ustvarila vrednost za kupce, zaposlene ali podjetje.

BTC: B2B portal za poslovne partnerje

Pri BTC je bil cilj izboljšati komunikacijo z najemniki in zmanjšati količino ročnega dela. Z uvedbo B2B portala so poslovni partnerji dobili enotno mesto za pregled stroškov, obvestil, plačil in zgodovine poslovanja.

 

 

Primer dobro pokaže, da digitalna preobrazba ni samo digitalizacija komunikacije, ampak sprememba načina sodelovanja med podjetjem in partnerji. Uporabniki imajo več samostojnosti, zaposleni pa manj rutinskih nalog.

Fortrade: B2B trgovina, povezana z ERP sistemom

Fortrade je potreboval B2B spletno trgovino, ki bi podpirala realne prodajne in logistične procese. Rešitev je vključevala povezavo z ERP sistemom, migracijo podatkov in funkcionalnosti, kot so pakirne količine, delne dobave, izračun dobavnih rokov ter različne uporabniške vloge.

 

 

To je dober primer digitalne preobrazbe v B2B okolju, kjer spletna trgovina ni samo prodajni kanal, ampak del širšega poslovnega sistema.

Rexel / Elektronabava: digitalizacija kompleksne B2B prodaje

Pri Rexelu oziroma Elektronabavi je bil izziv digitalizirati kompleksne B2B prodajne procese z več tisoč kupci, različnimi pogoji, pogodbami in rabatnimi lestvicami.

 

 

Projekt pokaže, da digitalna preobrazba ni samo tehnična uvedba platforme. Uspešna je takrat, ko podjetje najprej razume poslovna pravila, podatke in izjeme, nato pa jih pretvori v učinkovite digitalne procese.

DZS: ena platforma za več ciljnih skupin

DZS je potreboval rešitev za različne tipe kupcev: končne kupce, starše, šole, podjetja in druge poslovne uporabnike. Nova platforma podpira tako B2C kot B2B scenarije, pri čemer B2B kupcem omogoča prilagojene kataloge, pravice, limite in potrjevanje naročil.

 

 

Primer kaže, da mora digitalna preobrazba izhajati iz uporabniške izkušnje. Različni uporabniki potrebujejo različne poti, funkcionalnosti in ravni samostojnosti.

Alma: umetna inteligenca za boljšo uporabniško izkušnjo

Alma, virtualna turistična sopotnica za Slovensko turistično organizacijo, je primer uporabe umetne inteligence za boljši dostop do informacij. Namen ni bil dodati AI zaradi tehnologije same, ampak obiskovalcem portala omogočiti hitrejše in bolj naravno iskanje odgovorov.

 

 

Ta primer pokaže, da ima umetna inteligenca največjo vrednost takrat, ko rešuje konkreten uporabniški problem.

Kaj povezuje te primere?

Vsi primeri imajo skupni imenovalec: digitalna rešitev ni bila cilj sama po sebi. Cilj je bil izboljšati poslovanje — zmanjšati ročno delo, povezati sisteme, izboljšati uporabniško izkušnjo ali omogočiti nov način komunikacije.

Zato digitalna preobrazba ni vprašanje, katero tehnologijo uporabiti, ampak kateri poslovni problem želimo rešiti in kako lahko tehnologija pri tem ustvari merljivo vrednost.

Kako začeti digitalno preobrazbo podjetja?

Najboljši začetek ni velik projekt, ampak jasna diagnoza. Digitalna preobrazba mora imeti poslovni razlog. Brez njega hitro postane seznam orodij, ki jih nihče zares ne uporablja.

Priporočamo naslednji pristop:

1. Določite poslovni problem

Ne začnite z vprašanjem: “Katero platformo potrebujemo?”, ampak: “Kateri problem želimo rešiti?”

Primeri dobrih izhodišč:

• želimo zmanjšati število ročnih vnosov naročil;
• želimo kupcem omogočiti samostojen dostop do cen in zalog;
• želimo skrajšati čas priprave ponudbe;
• želimo izboljšati pregled nad statusi naročil;
• želimo povečati delež naročil prek digitalnega kanala;
• želimo razbremeniti prodajo in podporo rutinskih nalog.

Bolj kot je problem konkreten, lažje boste izbrali pravo rešitev.

2. Popišite obstoječi proces

Preden proces izboljšate, ga morate razumeti.

Zapišite, kako proces poteka danes:

• kdo začne proces,
• kateri sistemi so vključeni,
• kateri podatki se uporabljajo,
• kje se podatki prepisujejo,
• kje nastajajo zamude,
• kje so odvisnosti od posameznikov,
• kje kupec čaka,
• kje zaposleni delajo nepotrebne korake.

Podjetja hitro ugotovijo, da težava ni samo v tehnologiji, ampak v nejasnih pravilih, nepovezanih sistemih ali zgodovinsko zraslih procesih.

3. Izberite področje z največjim učinkom

Digitalne preobrazbe ni treba začeti povsod hkrati. Bolje je izbrati eno področje, kjer bo učinek hitro viden.

Na primer:

• digitalno naročanje za ključne B2B kupce,
• samopostrežni vpogled v dokumente,
• avtomatizacija ponovnih naročil,
• boljša povezava med spletom in ERP-jem,
• digitalizacija reklamacij,
• izboljšanje produktnih podatkov,
• uvedba PIM sistema,
• optimizacija procesa ponudb.

Pomembno je, da izberete področje, kjer se srečata poslovna vrednost in izvedljivost.

4. Določite KPI-je

Če ne veste, kaj želite izboljšati, ne boste vedeli, ali je projekt uspešen.

Možni KPI-ji:

• čas od povpraševanja do ponudbe,
• čas obdelave naročila,
• delež naročil prek digitalnega kanala,
• število ročnih vnosov,
• število napak v naročilih,
• število klicev ali e-mailov za status naročila,
• uporaba samopostrežnega portala,
• stopnja ponovnih nakupov,
• zadovoljstvo kupcev,
• strošek obdelave naročila.

KPI-ji naj bodo povezani s poslovnim ciljem, ne samo s tehnično izvedbo.

Ni dovolj, da je nova platforma postavljena. Pomembno je, ali jo kupci in zaposleni uporabljajo ter ali prinaša merljiv učinek.

5. Uredite podatke

Digitalna preobrazba brez urejenih podatkov hitro obstane. Če so produktni podatki nepopolni, cene neusklajene, zaloge netočne ali kupci podvojeni v več sistemih, bo nova digitalna rešitev samo razkrila stare težave.

Zato je treba pravočasno urediti:

• produktne podatke,
• cenike,
• zaloge,
• kupce,
• uporabniške pravice,
• dokumentacijo,
• integracije,
• odgovornosti za vzdrževanje podatkov.

V B2B e-commerce projektih je kakovost podatkov pogosto eden ključnih dejavnikov uspeha.

6. Vključite zaposlene

Digitalna preobrazba ni uspešna, če jo zaposleni doživijo kot nekaj, kar se jim je zgodilo.
Vključiti jih je treba zgodaj.

Prodaja, podpora, logistika, marketing, IT in vodstvo imajo vsak svoj pogled na proces. Če jih vključite šele na koncu, boste verjetno spregledali pomembne podrobnosti.

Zaposleni morajo razumeti:

• zakaj se proces spreminja,
• kaj se od njih pričakuje,
• kaj bodo s spremembo pridobili,
• katero delo se bo avtomatiziralo,
• kje bo njihova vloga postala bolj svetovalna ali strateška.

Digitalna preobrazba ne pomeni, da ljudje postanejo manj pomembni. Pomeni, da se njihov čas preusmeri iz rutinskega dela v delo z večjo dodano vrednostjo.

7. Začnite s pilotom

Namesto velike uvedbe za vse kupce in vse procese je pogosto bolje začeti s pilotom.
Izberite omejen segment:

• eno skupino kupcev,
• en prodajni program,
• eno državo,
• en proces,
• eno poslovno enoto.

Pilot omogoča, da rešitev testirate, izboljšate in šele nato razširite. Tako zmanjšate tveganje in hitreje ugotovite, kaj v praksi deluje.

Najpogostejše napake pri digitalni preobrazbi

Digitalna preobrazba ni zahtevna samo zaradi tehnologije. Zahtevna je zato, ker spreminja način dela. Najpogostejše napake so naslednje.

• Začnemo s tehnologijo, ne s problemom

Podjetje izbere platformo, ker je moderna, ne zato, ker rešuje jasen poslovni problem.
Rezultat: veliko funkcionalnosti, malo uporabe.

• Digitaliziramo slab proces

Če je proces zmeden, bo digitalna rešitev samo pospešila zmedo.
Pred digitalizacijo je treba proces poenostaviti.

• Podatki niso urejeni

Slabi podatki pomenijo slabo uporabniško izkušnjo. Kupec ne more zaupati portalu, če cene, zaloge ali opisi izdelkov niso pravilni.

• Sistemi niso povezani

Če spletna rešitev ni povezana z ERP, CRM, PIM ali drugimi ključnimi sistemi, se ročno delo pogosto samo prestavi drugam.

• Ni jasnega lastnika

Digitalna preobrazba potrebuje lastnika na poslovni strani. IT lahko pomaga, vendar ne more sam določiti poslovnih prioritet.

• Zaposleni niso vključeni

Če uporabniki rešitve ne razumejo ali ji ne zaupajo, bo sprejetje počasno.

• Merimo samo tehnično izvedbo

Projekt ni uspešen samo zato, ker je bil lansiran. Uspešen je, če prinaša merljive poslovne učinke.

Digitalna preobrazba v B2B: zakaj je drugačna?

B2B digitalna preobrazba ima nekaj posebnosti.

Nakupni procesi so pogosto bolj kompleksni kot v B2C. Kupci imajo pogodbene cene, posebne pogoje, različne uporabniške vloge, interne odobritve, ponavljajoča naročila in tehnične zahteve.

Zato B2B digitalna rešitev ne more biti samo “spletna trgovina”. Pogosto mora podpirati:

• personalizirane cene,
• več uporabnikov znotraj istega podjetja,
• različne pravice in vloge,
• naročanje po šifrah,
• hitro ponovno naročanje,
• uvoz naročil iz datotek,
• integracijo z ERP sistemom,
• tehnično dokumentacijo,
• ponudbe in povpraševanja,
• kompleksne dobavne pogoje,
• zgodovino naročil,
• račune, dobavnice in druge dokumente.

V B2B okolju digitalna preobrazba ni namenjena temu, da bi osebni odnos izginil. Namenjena je temu, da se osebni odnos uporabi tam, kjer ima največjo vrednost.

Prodajnik naj ne izgublja časa s pošiljanjem dokumentov, preverjanjem statusov in prepisovanjem naročil. Njegova vrednost je v svetovanju, razumevanju kupca, razvoju odnosa in prepoznavanju novih priložnosti.

Vloga umetne inteligence pri digitalni preobrazbi

Umetna inteligenca lahko pospeši digitalno preobrazbo, vendar ni bližnjica čez neurejene procese in podatke.

AI je najbolj uporaben takrat, ko ima podjetje že urejene osnovne gradnike: kakovostne podatke, povezane sisteme, jasne procese in dovolj dobro razumevanje uporabniških potreb.

Možni primeri uporabe AI v digitalni preobrazbi:

• priporočila izdelkov,
• pametno iskanje po katalogu,
• pomoč pri pripravi ponudb,
• segmentacija kupcev,
• napovedovanje povpraševanja,
• avtomatizacija podpore,
• analiza povratnih informacij,
• zaznavanje anomalij v naročilih,
• pomoč prodajnikom pri pripravi na sestanke.

AI lahko močno poveča učinkovitost, vendar le, če rešuje pravi problem.

Kako meriti uspešnost digitalne preobrazbe?

Digitalna preobrazba mora imeti merljiv učinek. Merjenje je pomembno iz dveh razlogov. Prvič, da vemo, ali projekt prinaša vrednost. Drugič, da lahko na podlagi podatkov izboljšujemo naslednje korake.

Kazalnike lahko razdelimo na štiri skupine.

1. Kazalniki učinkovitosti

Ti kažejo, ali delamo hitreje in z manj napakami.

Primeri:

• krajši čas obdelave naročila,
• manj ročnih vnosov,
• manj napak,
• manj podvojenega dela,
• hitrejša priprava ponudb.

2. Kazalniki uporabniške izkušnje

Ti kažejo, ali je izkušnja boljša za kupce.

Primeri:

• več uporabe portala,
• manj vprašanj za podporo,
• boljša ocena zadovoljstva,
• več ponovnih nakupov,
• krajši čas do informacije.

3. Prodajni kazalniki

Ti kažejo vpliv na prihodke in prodajne priložnosti.

Primeri:

• rast digitalnih naročil,
• višja povprečna vrednost naročila,
• več ponovnih naročil,
• boljša konverzija povpraševanj,
• več aktivnih kupcev.

4. Organizacijski kazalniki

Ti kažejo, ali podjetje dejansko spreminja način dela.

Primeri:

• sprejetje novega sistema med zaposlenimi,
• manj odvisnosti od posameznikov,
• boljša kakovost podatkov,
• hitrejše uvajanje sprememb,
• več sodelovanja med oddelki.

Najboljši KPI-ji so tisti, ki povežejo uporabniško izkušnjo, interno učinkovitost in poslovni 
rezultat.

Digitalna preobrazba ni enkraten projekt

Ena največjih zmot je, da je digitalna preobrazba projekt z jasnim začetkom in koncem.
V resnici je bolj način razvoja podjetja.

Seveda ima lahko posamezen projekt začetek in konec: uvedba portala, prenova sistema, integracija ERP-ja, postavitev PIM-a ali avtomatizacija procesa.

Toda digitalna preobrazba kot poslovna usmeritev se ne konča z lansiranjem. Po lansiranju je treba spremljati uporabo, meriti učinke, zbirati povratne informacije, izboljševati procese in dodajati nove funkcionalnosti.

Najbolj uspešna podjetja digitalne preobrazbe ne razumejo kot velik enkraten preskok, ampak kot zaporedje premišljenih izboljšav.

Kako vemo, kateri korak je pravi za naše podjetje?

Ni vsako podjetje pripravljeno na enako ambiciozno digitalno preobrazbo.

Nekatera podjetja najprej potrebujejo urejene podatke. Druga potrebujejo boljšo integracijo sistemov. Tretja potrebujejo nov B2B portal. Četrta morajo najprej poenostaviti procese.

Pravi korak je odvisen od treh stvari:

• kje imate največjo poslovno bolečino,
• kaj kupci najpogosteje potrebujejo,
• kateri korak lahko izvedete z realnim učinkom.

Včasih je najboljši začetek majhen: na primer samopostrežni dostop do dokumentov za obstoječe kupce.

Včasih je potreben večji korak: prenova celotne digitalne prodajne izkušnje. Pomembno je, da ne začnete z najglasnejšo idejo, ampak z najbolj smiselno.

Kje vam lahko Creatim pomaga?

Pri digitalni preobrazbi podjetij se pogosto srečamo z vprašanji, kot so:

• Kako prenesti B2B prodajo v digitalni kanal?
• Kako povezati spletno trgovino z ERP sistemom?
• Kako izboljšati uporabniško izkušnjo za poslovne kupce?
• Kako zmanjšati ročno delo v prodaji in podpori?
• Kako urediti produktne podatke?
• Kako zasnovati portal, ki ga bodo kupci dejansko uporabljali?
• Kako izbrati prave funkcionalnosti za prvo fazo?

Pri Creatimu pomagamo podjetjem zasnovati in razviti digitalne rešitve, ki niso samo tehnološko pravilne, ampak imajo jasen poslovni namen.

Digitalna preobrazba je uspešna takrat, ko združi strategijo, uporabniško izkušnjo, tehnologijo, integracije in razumevanje poslovnih procesov.

Če razmišljate o digitalni preobrazbi podjetja, je smiselno začeti z oceno trenutnega stanja: kje so največje ovire, katere priložnosti imajo največji učinek in kateri prvi korak je najbolj smiseln.

Želite preveriti, kje ima vaše podjetje največji potencial za digitalno preobrazbo?

Dogovorite se za brezplačni posvet.

 

Najpogostejša vprašanja o digitalni preobrazbi