Kakšen intranet si zaposleni resnično želijo?

Spomnim se romantičnih časov, ko smo v podjetju uvedli prvi intranet portal. Microsoftov SharePoint, ki je takrat veljal za skrajni domet tovrstnih rešitev. V praksi pa uporabniška izkušnja ni bila nič kaj romantična.

Sistem je bil zapleten, navigacija nepregledna in večina zaposlenih ga je uporabljala le takrat, ko res ni bilo druge možnosti. In nismo bili edini – podobne izkušnje so imela številna podjetja. Zato ni presenetljivo, da je intranet dolgo časa veljal za nekoliko zastarelo orodje. Medtem ko se je splet hitro razvijal, so intranet rešitve pogosto zaostajale za pričakovanji uporabnikov.

Danes je situacija precej drugačna. Intranet se je razvil v digitalno delovno okolje (digital workplace), ki povezuje komunikacijo, dokumente, procese in znanje podjetja na enem mestu.

Intranet se vrača – kot digitalno delovno okolje

Podjetja danes uporabljajo veliko različnih orodij: Microsoft 365, Google Workspace, Slack, Teams, različne dokumentne sisteme, projektna orodja in CRM rešitve.

Če teh orodij ne povezuje enotna platforma, hitro nastane problem:

• informacije so razpršene
• zaposleni težko najdejo dokumente
• komunikacija poteka na več kanalih
• znanje podjetja se izgublja.

Ravno tu nastopi sodoben intranet.

Sodobni intranet ni več zgolj portal za dokumente, ampak centralno digitalno okolje podjetja, ki povezuje:

• interno komunikacijo
• dokumente in znanje
• sodelovanje med zaposlenimi
• poslovne procese
• integracije z drugimi sistemi.

Dobro zasnovan intranet lahko bistveno izboljša učinkovitost podjetja in zaposlenim omogoči hitrejši dostop do informacij, ki jih potrebujejo pri svojem delu.

Zakaj podjetja potrebujejo intranet?

Glavna naloga intraneta je ustvariti pregledno informacijsko okolje znotraj podjetja.

Sodobna intranet platforma omogoča:

• boljši pretok informacij v podjetju
• učinkovitejše sodelovanje med zaposlenimi
• centralno upravljanje dokumentov
• lažje deljenje znanja
• večjo samostojnost zaposlenih.

Intranet lahko podjetja uporabljajo na različne načine:

• za interno komunikacijo
• za projektno sodelovanje
• za podporo zaposlenim
• za upravljanje znanja
• za HR procese in onboarding.

Ker intranet deluje znotraj interne mreže podjetja, je dostop do njega zaščiten z varnostnimi mehanizmi in dovoljen samo zaposlenim ali izbranim partnerjem.

Intranet kot del employee experience

V zadnjih letih se vse več govori o employee experience – izkušnji zaposlenih pri delu.

Podjetja se zavedajo, da zadovoljni zaposleni delajo bolj učinkovito in ostajajo dlje v organizaciji. Pri tem ima digitalno delovno okolje pomembno vlogo.

Dober intranet lahko:

• izboljša onboarding novih zaposlenih
• poveča transparentnost v podjetju
• izboljša komunikacijo med vodstvom in zaposlenimi
• poveča vključenost zaposlenih.

Ko zaposleni hitro najdejo informacije, ki jih potrebujejo, in imajo občutek, da so del organizacije, to neposredno vpliva na njihovo motivacijo.

Kakšen intranet je primeren za naše podjetje?

Na kratko - takšen, ki ga bodo zaposleni z veseljem uporabljali.

Toda - kaj pravzaprav zaposleni dojemajo kot uporabno in koristno? Kako lahko izboljšamo njihovo izkušnjo in zagotovimo, da jim bo veselje delati z novo aplikacijo?

Sodobno načrtovanje spletnih rešitev postavlja uporabnika v središče (user centric design). Zato je pomembno, zaposlene povabite k sodelovanju v zgodnjih fazah projekta, tako da:

• v projektno skupino vključite vodje oddelkov in kadrovsko službo,
• rešitev usmerite v reševanje težav, s katerim se srečujejo zaposleni,
• preko anket skušate čim bolj natančno razumeti njihove želje in pričakovanja,
• če je potrebno, uporabniško izkušnjo prilagodite posameznim profilom ali oddelkom,
• rešitev zasnujete tako, da je preprosta za uporabo in ne zahteva veliko uvajanja.

Intranet lahko seveda uvedete tudi brez sodelovanja zaposlenih. A pri tem tvegate, da boste na koncu vknjižili še en kos neuporabnega softvera, na katerem se bo samo nabiral prah.

Uporabniki imajo vedno zadnjo besedo. Šele ko bo rešitev zaživela v praksi, se bo dokončno pokazalo, katere funkcije so se “prijele”, kaj je potrebno popraviti, izboljšati ali morda celo - preprosto - ukiniti, če želimo, da bo rešitev res uporabna. Zato velja že v fazi načrtovanja razmisliti, kako uporabnike spodbuditi, da bodo aktivno prispevali mnenja in ideje, ki bodo še povečale uporabnost našega intraneta.

Sodobne intranet rešitve so prilagodljive

Današnje intranet platforme temeljijo na odprti arhitekturi in API integracijah.

To pomeni, da lahko intranet povežete z različnimi poslovnimi sistemi, kot so:

• Microsoft 365
• Google Workspace
• CRM sistemi
• projektna orodja
• HR sistemi.

Namesto da bi nadomestil vse obstoječe rešitve, intranet deluje kot centralna vstopna točka do različnih orodij podjetja.

Pomembno je tudi, da je intranet:

• dostopen na mobilnih napravah
• primeren za delo na daljavo
• prilagodljiv različnim oddelkom.

V številnih podjetjih namreč zaposleni delajo na terenu, v proizvodnji ali v skladišču, zato mora biti dostop do informacij mogoč tudi izven pisarne.

Vloga umetne inteligence v sodobnem intranetu

Ena največjih novosti zadnjih let je uporaba umetne inteligence v intranet sistemih.

AI lahko zaposlenim pomaga pri:

• hitrem iskanju dokumentov
• povzetkih dolgih dokumentov
• avtomatskem razvrščanju vsebin
• priporočanju relevantnih informacij.

V nekaterih podjetjih intranet že vključuje tudi AI asistente, ki zaposlenim pomagajo najti pravilnike, obrazce ali interne informacije.

Namesto dolgotrajnega iskanja po mapah lahko zaposleni preprosto vprašajo:

“Kje najdem pravilnik za delo od doma?”

Sistem nato sam poišče ustrezen dokument in prikaže ključne informacije.

Komunikacijski ton intraneta

Način, kako intranet komunicira z uporabniki, odraža kulturo podjetja.

Pomembno je, da uporabljate besedišče, ki ga zaposleni poznajo iz vsakodnevnega dela.

Če vsi v podjetju govorijo o “knjižnici dokumentov”, nima smisla, da intranet uporablja izraz “centralni informacijski repozitorij”.

Majhne stvari, kot so poimenovanja in način komunikacije, lahko pomembno vplivajo na to, ali bodo zaposleni intranet sprejeli kot svoje orodje.

Izdelana ali po meri oblikovana rešitev?

Podjetja se pri uvedbi intraneta pogosto odločajo med dvema pristopoma:

Izdelane intranet platforme

Izdelane rešitve že vsebujejo večino funkcionalnosti, ki jih potrebuje vsako podjetje, možne so še nadaljnje prilagoditve. Če s tem pokrijete večino vaših zahtev, potem plačate licenco/najemnino in - intranet je vaš.

Pri ponudnikih bodite pozorni zlasti na reference oz. na to, kakšna podjetja uporabljajo določeno rešitev. Imena kot sta Coca-cola ali Volvo lepo zvenijo, a ni nujno, da je rešitev, ki jo uporabljajo mednarodni velikani, najboljša izbira za podjetje s 25 zaposlenimi.

Pri pregledu funkcionalnosti se nikar ne zadovoljite s pavšalnim opisom.

Na primer, pod “možnost izdelave obrazcev” se lahko skriva marsikaj: Se pri oddaji prošnje za dopust preko elektronskega obrazca ta zapiše v bazo ali gre zgolj obvestilo po mailu? Obstaja možnost potrjevanja s strani nadrejenih? Lahko obrazce oblikuje tehnično manj vešča oseba ali je za to potrebno poznavanje tehnologije?

Pod isto “funkcionalnostjo” vam lahko nekje ponujajo Fičota, drugje Ferrarija. Natančno preverite, kaj posamezna funkcionalnost v resnici omogoča in kako skladna je z vašimi pričakovanji.

Prednosti:

• hitrejša implementacija
• nižji začetni stroški
• redne nadgradnje.

Rešitve po meri

Če niste ravno start-up firma, potem imate v podjetju po vsej verjetnosti že vpeljano vrsto procesov, ki jih nimate namena spreminjati, ker pač dobro delujejo. Namen intraneta ni nadomestiti vseh obstoječih orodij, temveč jih povezati v pregledno digitalno okolje, kjer so informacije in aplikacije dostopne z ene same točke.

Ko gre za povezovanje različnih obstoječih rešitev v enovit proces, logično najprej pomislimo na razvoj po meri. Resnici na ljubo, takšne integracije, vsaj do določene mere, omogočajo tudi naprednejše izdelane rešitve. A razvoj po meri ima svoje prednosti (in slabosti). Omogoča popolno prilagoditev vsem vašim posebnostim, vendar pa zahteva tehnično bolj poglobljen pristop, saj je potrebno:

• izbrati kompetentno ekipo načrtovalcev in programerjev,
• se odločiti za ustrezno tehnologijo, zlasti z vidika fleksibilnosti in varnosti,
• v sodelovanju z izvajalcem izdelati tehnični načrt (arhitekturo) bodoče rešitve,
• poskrbeti za varnostna vprašanja in zaščito.

A tudi razvoj po meri se ne začne iz nič. Ponavadi je podlaga kakšen prilagodljiv CMS ali pa modularna platforma tipa Symfony, kjer je že poskrbljeno za varnost, mobilnost in vrsto elementarnih zahtev. Predmet razvoja so zlasti specifične zahteve in integracije.

Razvoj nekaj stane, zato je začetna investicija po meri razvite rešitve nekaj višja. Ker pa praviloma ni licenčnin, so lahko takšne rešitve na daljši rok cenejše. Vse je odvisno od projektih zahtev in finančne kalkulacije. 

Študija primera: intranet za Fraport Slovenija

Dober primer uspešne uvedbe intraneta je projekt, ki smo ga izvedli za podjetje Fraport Slovenija, upravljavca ljubljanskega letališča.

V letališkem okolju sodeluje veliko različnih oddelkov – od uprave in administracije do operativnih ekip na letališki ploščadi. Učinkovita interna komunikacija je zato ključna.

Vir: fraport-slovenija.si

Cilj projekta je bil ustvariti sodoben intranet, ki bi:

• izboljšal pretok informacij
• povečal sodelovanje med oddelki
• zaposlenim omogočil enoten dostop do dokumentov
• okrepil interno komunikacijo.

Pri načrtovanju smo uporabili pristop user-centric design in vključili zaposlene v proces razvoja.

Novi intranet danes zaposlenim služi kot centralna platforma za informacije, dokumente in interno komunikacijo, kar je bistveno izboljšalo sodelovanje v organizaciji.

Družabni intranet, kaj je to?

Preberi več o

Varnost in zaščita

Intranet je neposredno povezan z zaupnimi informacijami in know-how-om podjetja. Dostop do teh informacij nepooblaščenim osebam lahko podjetje privede v resne težave. Prva linija obrambe je zato požarni zid, priporočljiva je tudi dvojna avtentikacija ob prijavi.

Tudi znotraj podjetja morajo biti nekatere informacije dostopne samo določenim skupinam ali posameznikom. Še zlasti če, si zaposleni računalnike delijo. 

Če pet zaposlenih v skladišču uporablja en in isti računalnik, je morda smiselno dovoliti anonimnega uporabnika z imenom "skladišče" (z ustrezno omejenim dostopom do informacij). Nerealno je namreč pričakovati, da se bo vsak uporabnik vedno skrbno odjavil. Posledica je, da je Jože, ki brska po interni mreži, pravzaprav Jožica, ker se je Jože pred njo pozabil odjaviti. Ali še huje - Franci Šofer, ki sploh ni zaposlen v podjetju in na internetu nima kaj iskati...

Takšne scenarije je potrebno predvideti že v času načrtovanja in začrtati ustrezno varnostno politiko. 

Kako meriti uspešnost intraneta

Kakovost intraneta ne morete meriti v prodajnih rezultatih, kar pa ne pomeni, da se učinkov ne da izmeriti.

Predvsem se lahko osredotočimo na logiko prej - potem.

Preverite, s čim zaposleni izgubljajo največ časa in skušajte te aktivnosti izmeriti. Koliko časa potrebujejo, da najdejo določeno datoteko? Koliko ljudi mora pri tem sodelovati? Koliko ljudi najde in prebere informacije, ki so jim namenjene?

Če je cilj nove rešitve odprava teh ozkih grl, ni težko izmeriti

• Število poskusov potrebnih za izvršitev določene naloge
• Število dosegov cilja določene aktivnosti
• Število všečkov in komentarjev določenih vsebin
• Kazalcev produktivnosti zlasti v oddelkih, ki naj bi od interneta imeli največ.

Rezultati takšnih in podobnih meritev niso samo pokazatelj uspešnosti projekta, ampak tudi dobra osnova za nadaljnji razvoj, še zlasti, če uprava v intranetu prepozna pot do večje motiviranosti in s tem večje produktivnosti zaposlenih.

Intranet kot temelj digitalnega delovnega okolja

Digitalizacija delovnega mesta je danes eden ključnih dejavnikov uspešnega podjetja.

Zaposleni pričakujejo orodja, ki so:

• enostavna za uporabo
• dostopna od kjerkoli
• povezana z drugimi sistemi.

Dobro zasnovan intranet lahko podjetju pomaga zgraditi digitalno delovno okolje, ki podpira sodelovanje, deljenje znanja in učinkovito komunikacijo.

Razmišljate o intranetu za vaše podjetje?

Če se v podjetju soočate z razpršenimi informacijami, nepreglednimi dokumenti ali preveč komunikacijskimi kanali, je morda čas za sodoben intranet.

Pomagamo vam lahko:

• analizirati potrebe zaposlenih
• zasnovati uporabniško izkušnjo intraneta
• povezati obstoječe sisteme v enotno digitalno okolje
• razviti intranet po meri vašega podjetja.

Kontaktirajte nas za posvet o intranetu v vašem podjetju.

Naročite se na brezplačen posvet