Projektni brief ali povpraševanje za novo spletno rešitev, spletno trgovino ali aplikacijo, je vedno izziv. V Creatimu stalno dobivamo povpraševanja v stilu “Koliko pri vas stane spletna trgovina?”. Kot bi arhitekta vprašali, koliko stane hiša. Počitniška hišica ali vila? V večini primerov sicer povpraševanje vsebuje nekaj osnovnih podatkov, a bistveno premalo za resno oceno projekta.
Če želite primerljive ponudbe, morate v briefu čimbolj nazorno opisati svoje namere, želje in cilje. Da bi to dosegli, pa morate te pojme najprej razčistiti pri sebi in doseči konsenz s ključnimi deležniki v podjetju. Vse prevečkrat se dogaja, da si celo znotraj istega podjetja vsak po svoje razlaga cilje in končen rezultat projekta.
Preden začnete
Za začetek si morate odgovoriti na preprosto vprašanje: Kaj je namen projekta, kakšno dodano vrednost naj bi prinesel podjetju in uporabnikom? Tu se velja nasloniti na metodologijo OKR (Objectives and Key Results), po kateri si morate odgovoriti na dve ključni vprašanji:
- Kaj je cilj projekta? Določite cilj, ki naj bo drzen, a realističen in vsem razumljiv. S tem boste poskrbeli za fokus projekta in poenotili deležnike.
- Kako boste merili uspešnost projekta? Kakšno dodano vrednost prinaša projekt podjetju, kako bo izboljšal življenje uporabnikom? Določite merljive indikatorje uspešnosti (20% manj klicev v klicni center, 10 % večji promet, 15% večja vrednost košarice, itd.)
Primer
Recimo, da želite izboljšati klimo v podjetju. Zaposleni se pritožujejo nad slabo informiranostjo, v podjetju se širijo govorice, v zraku je negotovost. Trenutni intranet je zastarel in ga skoraj nihče ne uporablja. Rešitev je nov intranet, ki mora poskrbeti za boljši pretok informacij in dvosmerno komunikacijo.
Cilj: z novim intranetom bomo omogočili neposredno komunikacijo zaposlenih z vodstvom. Intranet bo poskrbel za transparentnost, obveščenost in hitrejši pretok informacij. S tem bomo dosegli večjo vključenost in povečanje zadovoljstva zaposlenih.
Ciljni rezultat:
- vsaj 20% večje zadovoljstvo zaposlenih glede informiranja o dogajanju v podjetju,
- dvig uporabe intraneta s sedanjega povprečja 2 x mesečno na 5 x mesečno na zaposlenega,
- 20% prihranka pri iskanju relevantnih informacij v primerjavi s trenutnim stanjem.
Šele ko se vsi deležniki v podjetju strinjajo, da je projekt potreben in imajo enotna pričakovanja glede rezultatov, je čas, da projekt predstavite zunanjim izvajalcem. Pomembno je, da bodoča razvojna ekipa, tako znotraj podjetja kot zunanji partnerji, diha za isti cilj.
Stopnja nedoločnosti
Na samo vsebino briefa vpliva tudi stopnja nedoločnosti. Če imate jasno predstavo o končni rešitvi oz. rezultatu projekta pomeni, da je stopnja nedoločnosti nizka. Če sicer veste, kaj je cilj, a ne veste, kaj bo rezultat projekta, oz. kaj točno bo aplikacija omogočala, potem je stopnja nedoločnosti visoka.
Med tema dvema skrajnostma imamo seveda celo paleto primerov, kjer je stopnja nedoločnosti nekje vmes - nekaj vemo o bodoči rešitvi, ne pa vse. Temu dejstvu je potrebno smiselno prirediti projektni brief in nato še zasnovo projekta.
Pri Fraportu Slovenija, družbi, ki upravlja z ljubljanskim letališčem, so imeli vrsto posebnih zahtev glede novega intraneta. Njihovi zaposleni delajo na terenu, na letališki stezi, do intraneta dostopajo preko svojih mobilnikov. Potrebujejo stalen dostop do podrobnih informacij v zvezi z vzletanjem, pristajanjem in usmerjanjem letal.
Tipskih intranetov za letališča ni. Na osnovi poglobljene analize potreb podjetja in pričakovanj zaposlenih smo rešitev prilagodili potrebam naročnika.
Intranet Fraporta Slovenija je primer rešitve z visoko stopnjo nedoločnosti, kjer na začetku ne vemo, kako kompleksna in obsežna bo končna rešitev. To smo ugotovili šele v fazi raziskovanja, na osnovi analize uporabniških, tehničnih in poslovnih pričakovanj. Na začetku projekta smo poznali le izhodišča, ki jih je naročnik izčrpno predstavil v projektnem briefu, kot je opisano v nadaljevanju.
Na drugi imamo projekte z nizko stopnjo nedoločnosti, kamor spadajo šablonske rešitve postavljene na WordPressu, ali pa spletne trgovine, postavljene na SaaS platformah sta Shopify ali BigCommerce, z minimalnimi prilagoditvami. Ciljna skupina je praviloma znana, pomanjkljivosti obstoječe rešitve in potrebne izboljšave tudi. Tu nima smisla izumljati tople vode. Končen izdelek je določljiv, faza raziskovanja se skrči na nekaj konkretnih izboljšav in morda oblikovno osvežen uporabniški vmesnik.
Cene
Koliko bo vas bo na koncu rešitev stala in kako hitro boste prišli do realne ocene, je v veliki meri odvisno od stopnje nedoločnosti. Pri preprostih, določljivih projektih je stvar jasna. Vsaka resen ponudnik bo znal oceniti strošek. Pri projektih z visoko stopnjo nedoločnosti pa poznamo dva pristopa:
- Projekt razdelite na dva dela: zasnovo in izvedbo. V zasnovi z analizo ugotovimo potrebe in oblikujemo funkcionalno specifikacijo, druga faza zajema projektni načrt in samo izvedbo. Pred prvo fazo je nemogoče podati zanesljivo oceno celotnega projekta, saj ne poznamo ne obsega ne kompleksnosti končne rešitve. Lahko podamo zgolj “red velikosti” na osnovi hipotez in predpostavk. Lahko pa ocenimo obseg prve faze. Rezultat prve faze je zasnova rešitve, ki opredeli tudi obseg del in ceno izvedbe. Za prvo fazo se lahko z izvajalcem dogovorite za fiksno ceno, temu prištejete oceno druge fraze in dobite vrednost celotnega projekta.
- Izvajalcu poveste, koliko ste pripravljeni investirati. Če prodajalcu avtomobilov poveste, da želite avto za 10-15 tisoč EUR, vam bo kazal drugačne modele, kot če mu rečete, da imate na voljo 50-75 tisoč EUR. Pri digitalnih produktih ni nič drugače - z navedbo okvirnega budgeta izvajalcu poveste, v kakšnem obsegu naj išče rešitev. S tem skrajšate fazo raziskave in že vnaprej veste, da bo finančna plat projekta v okviru pričakovanj.
Težava kompleksnih rešitev je, da so kronično podvržene spremembam. V Creatimovi več kot 20 letni zgodovini se še ni zgodilo, da naročnik ne bi zahteval naknadne spremembe delovanja rešitve zaradi nepričakovanega dogajanja na trgu, vpeljave novih produktov, akcij konkurence, sprememb v tehničnem okolju, itd. Zato je projekt v praksi stalno iskanje ravnotežja med ceno, obsegom in časom izvedbe. Če fiksirate eno postavko, morate pustiti nekaj manevrskega prostora pri ostalih dveh, če želite zagotoviti kakovost rešitve.
Kaj naj vsebuje projektni brief
Pri zahtevnejših projektih ni realno pričakovati, da bo odgovor na vaše povpraševanje kar ponudba s fiksno ceno. Izvajalec lahko zgolj poda zelo okvirno “od - do” oceno. Če poda kar fiksno (in sumljivo nizko) ceno, bodite previdni.
Projektni brief je prej izhodišče za nadaljnje pogovore. Več informacij kot bo izvajalec prejel, bolj bodo nadaljnji pogovori konkretni in usmerjeni v iskanje optimalne rešitve, prej boste prišli do realne cene projekta. Zato nikar ne skoparite z informacijami. Najmanj, kar morate vključiti v povpraševanje, je naslednje:
| Poslovni kontekst, vaše prednosti in konkurenca | Kaj je ozadje, da ste se odločili za projekt? Katerim trendom sledite, kaj vizija podjetja? |
| Cilji projekta in ciljni rezultati (OKR) | Kaj je bil povod za novo rešitev, kaj želite z njo doseči, kakšno dodano vrednost prinaša vašemu podjetju in kakšno uporabnikom? |
| Budget | Če imate že planirana okvirna sredstva za projekt, jih navedite v briefu. S tem bo izvajalec dobil predstavo o velikosti projekta. Konkurenčnost ponudb v tem primeru ne merite zgolj po ceni, ampak po tem, kaj in koliko dobite za svoj denar. |
| Vaša pričakovanja | Kaj od izvajalca pričakujete, kaj so prioritete? Kaj so nujni pogoji, kje ste odprti za predloge? Se pogovarjamo o zasnovi projekta, izvedbi posamezne faze (npr. UX oblikovanje), tehničnem razvoju, ali celotnem projektu? Kakšen pristop k razvoju se zdi izvajalcu najbolj primeren? Kaj od izvajalca pričakujete po objavi rešitve? |
| Ciljne skupine/persone in glavne uporabniške zahteve | Kdo so uporabniki, s kakšnimi izzivi se srečujejo in kako naj bi jim nova rešitev pomagala? |
| Tehnične zahteve in znane omejitve | Morda že uporabljate določene sisteme, na primer plačilni servis, lojalnostni program, ali pa komunikacijsko rešitev, ki si ji ne želite odreči. Obstajajo tehnični pogoji, ki jih je izvajalec dolžan upoštevati? Obstajajo kakšne zakonske in regulatorne omejitve v zvezi z novo rešitvijo? |
| Časovni načrt z glavnimi mejniki | Kdaj želite pričetek projekta, obstajajo ključni mejniki, ki so povezani s financiranjem ali določenim dogodkom, na katere je vezana izvedba projekta? |
| Obstoječa dokumentacija, raziskave, linki do obstoječih produktov | Morda ste že opredelili zasnovo projekta, imate celo izdelano specifikacijo? Priložite elemente grafične podobe, linke do obstoječe aplikacije (če obstaja), analitične podatke in druge informacije s katerimi razpolagate in jih mora izvajalec upoštevati pri izdelavi ponudbe. |
| Primerljive konkurenčne rešitve | Verjetno že veste, kdo so glavni konkurenti in kaj so njihove prednosti. Kaj vam je na njihovih rešitvah všeč in kaj ne? |
Projektni brief je strnjena predstavitev projekta deležnikom znotraj in zunaj podjetja. Zlasti je nepogrešljiv pri razpisih, ko želite pridobiti ponudbe za razvoj vašega spletnega portala, aplikacije ali spletne trgovine. Uporaben je ves čas trajanja projekta, saj pomaga poenotiti predstave deležnikov na projektu in razvojni ekipi ohraniti fokus, ko se sooča z izzivi in spremembami na projektu, ali pa če pride do menjav v ekipi.
Če potrebujete pomoč pri pripravi razpisne dokumentacije, nas kontaktirajte. Z veseljem priskočimo na pomoč že v tej fazi.
